Положение о защите
персональных данных сотрудника
1. Общие положения
1.1. Цель данного Положения – обеспечение защиты персональных данных сотрудников Общества от несанкционированного доступа.
1.2. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица (далее – персональные данные) без письменного его согласия не допускаются. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.
1.3. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75-летнего срока хранения, если иное не определено законодательством РФ.
1.4. Должностные лица, в обязанность которых входит ведение личных дел, содержащих персональные данные сотрудника, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
1.5. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда сотрудникам Общества. Ограничение прав сотрудников Общества на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством РФ.
1.6. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
1.7. Настоящее положение утверждается приказом генерального директора Общества, является обязательным для исполнения всеми должностными лицами, имеющими доступ к персональным данным сотрудника Общества.
2. Понятие и состав персональных данных
2.1. Персональные данные сотрудника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
2.2. Персональные данные сотрудника включают в себя:
• анкетные и биографические данные;
• сведения об образовании;
• сведения о трудовом и общем стаже;
• сведения о составе семьи;
• паспортные данные;
• сведения о воинском учете;
• сведения о заработной плате сотрудника;
• сведения о социальных льготах;
• информацию о специальности и занимаемой должности;
• информацию о наличии судимостей;
• адрес, место жительства, домашний телефон;
• место работы или учебы членов семьи и родственников;
• содержание трудового договора;
• состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
• подлинники и копии приказов по личному составу;
• личные дела и трудовые книжки сотрудников;
• основания для издания приказов по личному составу;
• дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
• копии отчетов, направляемых в органы статистики.
Данные документы являются конфиденциальными, хотя соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
3. Обязанности работодателя
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при сборе и обработке персональных данных обязаны соблюдать следующие общие требования:
3.1. Обработка персональных данных сотрудника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия сотрудникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, действующим трудовым законодательством, локальными нормативными актами Общества и иными федеральными законами.
3.3. Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то сотрудник уведомляется об этом заранее. Работодатель должен сообщить о целях получения персональных данных, а также о характере подлежащих к получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.
3.4. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни сотрудника только с его согласия.
3.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные сотрудника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.6. Защита персональных данных сотрудника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет своих средств и в порядке, установленном федеральным законом.
3.7. Сотрудники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
4. Обязанности сотрудника
4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен трудовым законодательством РФ, локальными нормативными актами Общества, федеральными законами.
4.2. Своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
5. Права сотрудника
5.1. Права сотрудника:
• Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.
• Иметь свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные.
• Дополнять свои персональные данные заявлением оценочного характера, выражающим его собственную точку зрения.
• Определять представителей для защиты своих персональных данных.
• Сотрудник имеет право на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.
6. Обработка, передача и хранение персональных данных
6.1. К обработке, передаче и хранению персональных данных могут иметь доступ сотрудники:
• бухгалтерии;
• служб управления персоналом;
• служб безопасности;
• компьютерных подразделений.
6.2.При передаче персональных данных работодатель должен соблюдать следующие требования:
• не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
• не сообщать персональные данные в коммерческих целях без письменного согласия сотрудника;
• предупреждать лиц, получающих персональные данные сотрудника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными сотрудников в порядке, установленном федеральными законами;
• разрешать доступ к персональным данным только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• не запрашивать информацию о состоянии здоровья сотрудника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения сотрудником трудовой функции;
• передавать персональные данные представителям сотрудников в порядке, установленном Трудовым Кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
6.3. Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
6.4. При передаче персональных данных потребителям (в том числе и в коммерческих целях) за пределы Общества работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия сотрудника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника или в случаях, установленных федеральным законом.
6.5. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
6.6. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.
6.7. По возможности персональные данные обезличиваются.
7. Доступ к персональным данным
7.1.Внутренний доступ (доступ внутри организации) к персональным данным сотрудника предоставляется в соответствии с локальными нормативными актами Общества. Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
• руководство Общества;
• сотрудники Службы безопасности Общества;
• сотрудники кадрового подразделения;
• руководители структурных подразделений (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);
• при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;
• сам сотрудник, носитель данных.
Остальные сотрудники организации имеют доступ к персональным данным работника только с его письменного согласия.
7.2. Внешний доступ к персональным данным сотрудника.
7.2.1. К числу массовых потребителей персональных данных вне Общества можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры:
• налоговые инспекции;
• правоохранительные органы;
• органы статистики;
• страховые агентства;
• военкоматы;
• органы социального страхования;
• пенсионные фонды;
• подразделения муниципальных органов управления.
7.2.2. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
7.2.3. Организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые общества, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным только в случае его письменного разрешения.
7.2.4. Другие организации. Сведения о работающем или уже уволенном сотруднике могут быть предоставлены другой организации только по письменному запросу на бланке организации.
7.2.5. Родственники и члены семей. Персональные данные сотрудника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.
8. Защита персональных данных
Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.
Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.
Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности Общества.
8.1. «Внутренняя защита».
Основным виновником несанкционированного доступа к персональным данным является, как правило, персонал, работающий с документами и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами Общества. Для защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:
• ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
• строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;
• рациональное размещение рабочих мест, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
• знание сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранении тайны;
• наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
• определение и регламентация состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
• организация порядка уничтожения информации;
• своевременное выявление нарушения требований разрешительной системы доступа сотрудниками подразделения;
• воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделений по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами.
Не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только Генеральному директору.
8.1.1. Защита персональных данных сотрудника на электронных носителях.
Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем.
8.2 «Внешняя защита персональных данных».
Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лиц, пытающихся совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.
Под посторонними лицами понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности Общества, посетители, работники других организационных структур.
Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в Управлении по работе с персоналом.
8.2.1. Для защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:
• порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
• пропускной режим Общества;
• учет и порядок выдачи удостоверений;
• технические средства охраны, сигнализации;
• порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;
• требования к защите информации при интервью и собеседованиях.
8.2.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных сотрудника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
8.2.3. Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных сотрудника обязаны заключить «Соглашение о неразглашении персональных данных сотрудников» (Приложение к настоящему Положению)
9. Ответственность за разглашение персональных данных
9.1. Персональная ответственность – одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.
9.2. Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.
9.3. Каждый сотрудник Общества, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
9.4. Лица, виновные в нарушении установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о работниках (персональных данных) несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законом.
10. Утверждение положения
10. Настоящее положение утверждается общим собранием участников Общества.